¿Quién de vosotros no se ha visto en la necesidad de organizar una fiesta familiar, un cumpleaños, un aniversario, una simple reunión de amigos? Vivimos en el país de las celebraciones…y si es acompañado de algo que comer o beber y unas palabritas que decir…mejor que mejor…

Algunos además, os habréis encontrado con eventos profesionales, presentaciones de productos, congresos, reuniones de trabajo…La vida misma…

¿Dónde radica el éxito? ¿Qué circunstancias consiguen crear “la” diferencia?

Tanto si hablamos de ámbito personal como empresarial, no tiene más secreto que saber muy bien a quién va dirigido y conocer sus preferencias. Las personas que asisten a tu evento son los verdaderos protagonistas. A veces, encontrar un eje temático que representen los valores o la personalidad de quién lo organiza forma parte de la clave.

Cuando hablamos de actos empresariales, hay ciertos aspectos que están en alza y que se consideran imprescindibles.

Cualquier evento en nuestra organización debe formar parte de un plan de comunicación corporativa, se hace necesario un buen uso de la comunicación integrada (webs, blogs, redes, publicaciones…) a veces, dar la posibilidad a los participantes en las redes de la “co-creación” del evento, aportando ideas o conociendo de antemano sus expectativas, pueden augurar un gran triunfo y hacer tu evento más ameno y dinámico.

No olvides previamente preparar un plan de comunicación completo…dar a conocer el evento con tiempo, confirmar asistentes, recordar el día previo, promocionarte durante el mismo evento y después de él mediante recuerdos, fotos, videos y presencia en la redes, hará perdurar tu éxito.

Como consejo, recuerda que la ostentación no se lleva, ni la demostración de poder, la tendencia en los tiempos que vivimos es la de ser austeros, moderados, respetuosos con el medio ambiente, hacer uso de materiales reciclados, utilizar arquitecturas efímeras, ejemplo de sostenibilidad. Está de moda ser responsables con los recursos, el despilfarro o el exceso no son buenas cartas de presentación en tiempos de crisis.

Es vital que el anfitrión o el organizador, tenga la máxima información sobre los posibles asistentes, ciertas normas de protocolo son indispensables a la hora de recibir y organizar una agenda, ya sea institucional, empresarial o personal…así, a la hora de presentar, o introducir a alguien en otros círculos, se aprovecharán mejor las posibles sinergias.

No olvides tener en cuenta si hay asistentes con necesidades especiales (celiacos, minusvalías, etc…)

Sé creativo pero realista…y si no, ponte en manos de profesionales…acotar presupuestos y opciones es la clave. Sé selectivo. No quieras hacerlo todo en el mismo evento…

Siempre, siempre, siempre…programa un plan B, si, por desgracia…Murphy a veces sigue haciendo de las suyas…hay ordenadores que se cuelgan…llueve, no funciona la cámara, el catering se retrasa o falla a última hora el invitado principal…respira y pon en marcha tus recursos.

Si tienes una empresa apuesta por el Team Building, esta filosofía de organizar actividades para crear equipo dentro de las organizaciones no consigue más que limar asperezas y crear un buen ambiente…¡gente contenta…gente productiva! ¿No tienes nada que celebrar? ¡Invéntalo! El día del empleado, el del mejor equipo de ventas, un hito en tu empresa…ya te contaremos lo que estamos preparando por aquí…en HMK

Por último y fundamental…me reitero…siempre, siempre, siempre, analiza una vez terminado…
¿Ha cumplido su objetivo? ¿Qué impacto ha tenido? ¿Qué contactos te ha aportado? ¿Qué ha sido un acierto y que no debes repetir?. Aprende de tu experiencia.

Con respecto a los eventos personales, no será por ideas,…sólo hay que navegar por la red para comprobar las miles de opciones que se nos ofrecen, ya sea para bodas, aniversarios, etc. pero no se debe caer en el error de hacer de ese gran día un catálogo de detalles mezclados e inconexos (video mappings, rincón mexicano, japonés, photocall, mojitero, libro de firmas, disfraces, …) …Menos es más

A veces un olor, unas flores…una decoración con un elemento conocido por los asistentes y común a ellos…un recuerdo práctico…puede hacer de tu evento algo inolvidable.

La creciente tendencia “Hand made” o el “Do it Yourself“, es otra manera de personalizar y hacer de tu celebración un día especial siempre y cuando no suponga un estrés adicional al propio evento.

En cualquier caso celebrar es parte de nuestra cultura…disfrutar en el antes, en medio, y recordarlo mucho después es intrínseco a nosotros….

Fundamental…tanto si organizas como si asistes…DIVIÉRTETE.